Электронные трудовые книжки: основные отличия от бумажногот варианта

Вся информация о трудовой деятельности человека отражается в специальной книжке. На практике получается так, что эти книжки бывают утеряны. А восстановление сведений с них занимает много времени и не всегда возможно восстановить всю информацию полностью. В первую очередь это связано с тем, что многие компании закрываются и получить от них ответ уже невозможно.

Недавно мой муж потерял свою трудовую и ему пришлось оформлять дубликат. Часть сведений о его деятельности восстановить не удалось. Поэтому сейчас разрабатывается проект, согласно которому должна быть создана электронная база, куда будут внесены сведения о каждом жителе страны. И в этой статье я расскажу вам более подробно, что будут представлять собой электронные варианты книжек.

Трудовая книжка

Данный документ содержит основные сведения о профессиональной деятельности человека. В нем отражается следующая информация:

1. Текущее место работы. На основании последней записи можно узнать, трудоустроен ли человек.
2. Профессиональные должности. Из книжки можно увидеть, какие должности человек занимал, как он двигался по карьерной лестнице, и кем в настоящее время он является.
3. Периодичность смены мест работы. Анализируя частоту смены работодателей, можно сделать вывод, на сколько человек постоянен.
4. Причины увольнений. При каждой смене работы указывается работодателем причина, по которой был расторгнут договор с данным сотрудником. Здесь может быть указано не только желание самого работника, но и нарушения, из-за которых он был уволен.
5. Награждения и выговоры. Все эти действия также отражаются в книжке. Поэтому нередко сотрудники специально оформляют новые документы, если в книжку занесена запись об объявлении ему выговора.

Все эти сведения могут раскрывать о человеке как положительную картину, так и отрицательную. В случае утери документа восстановить можно только те записи, на которые можно получить подтверждающие бумаги.

Чтобы устранить такую утерю информации государством уже несколько лет разрабатывается специальная программа для перехода на электронный обмен сведениями по поводу трудоустройства граждан.

Электронный вариант

В таком формате книжка будет выглядеть в виде файла, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Каждый гражданин имеет свой номер, который отражается в СНИЛС.

В качестве преимуществ такой системы ожидается получить следующее:

1. Весь учет кадров будет вестись в специально разработанной новой базе.
2. Электронный формат позволит добавить удобную систему навигации, с помощью которой легко будет найти необходимые сведения о персонале.
3. Вся информация будет защищена от потери или несанкционированного доступа к ней.
4. Информация будет доступна другим государственным структурам, что избавит людей от необходимости в предоставлении специальных подтверждающих документов о трудоустройстве.

На практике это будет выглядеть следующим образом. Выпускник университета Иванов А. А. впервые устраивается на работу в организацию ООО «Луч». Он занимает должность менеджера. Бухгалтер данной компании вносит запись в единую базу и его приеме в данной должности в свою организацию. В дальнейшем Иванов А.А. получает должность заместителя руководителя, о чем делается следующая запись в единой базе. При его дальнейшем увольнении заносится об этом запись с указанием причины. Например, по собственному желанию. Все эти сведения будут открыты для сотрудников ПФР, а также соцзащиты.

Отличия и сходства

Суть этого документа изменена не будет. В обоих случаях это будет персональный документ человека, в которой будет отражаться вся информация о профессиональной деятельности. В электронной версии также будут содержаться сведения об:

• общем стаже;
• полученном образовании;
• занимаемой должности человеком;
• причине переводов в другое место или назначение другой должности;
• конкретном месте работы;
• причине расторжении трудовых контрактов.

Основными отличиями между двумя видами документов будут:

1. Учет данных будет осуществляться только в электронном виде, поэтому вести и хранить бумажные документы не будет необходимости.
2. Ведение информации будет осуществляться в печатном виде, а не рукописным способом как раньше.
3. Процесс заполнения справок, выписок, а также некоторой другой информации будет автоматизирован на основании имеющихся сведений в системе. В настоящее время все выписки осуществляются самими работниками отделов кадров или бухгалтерии.
4. Интеграция с другими государственными базами, что облегчает порядок обращения граждан. Им не придется больше заказывать копии книжек, так как получить выписку будет очень просто.

Все эти новшества дорабатываются сейчас на законодательном уровне, чтобы при реализации проекта столкнуться с наименьшими трудностями.

Более подробно об этом вы можете узнать из представленного видео.

Ожидания и риски

Во многих европейских странах уже давно упразднили существование бумажных вариантов книжек, и весь учет осуществляется  в электронной базе. Это было сделано потому что к бумажным документам на практике предъявляется много претензий. И они возникают не только от их владельцев, а еще и от работодателей. Основное недовольство связано со следующим:

1. При потере или порче книжки, процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных.
2. Очень много случаев мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе. И есть некоторые умельцы, которые подделывают книжки для определенных целей.
3. Необходимость выделения специальных помещений для хранения книжек сотрудников. Особенно это касается крупных предприятий, численность которых превышает 100 человек. В этом случае приходится организовывать специальные стеллажи для хранения такого количества личных документов сотрудников.
4. Трудовые затраты времени и его оплаты, которые расходуются на заверение сделанных копий, на создание выписок вручную.

Полная отмена книжек не скажется положительно на российском обществе, так как они содержат большой перечень информации. И его запрашивают многие организации. Но переход на электронную версию поможет в полной мере облегчить использование данного документа в обороте.

Среди положительных моментов планируемых нововведений отмечаются следующие аспекты:

• отсутствие необходимости в подделке книжек, так как всю информацию легко будет проверить в электронном виде;
• уменьшение риска, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна;
• возможность постоянно совершенствовать созданную систему и внедрять дополнительные вспомогательные ресурсы;
• возможность защитить сведения от ошибок, которые нередко допускаются при заполнении трудовых документов;
• упрощение ведения кадрового производства;
• защита владельцев книжек от работодателей, которые не соблюдают сроки выдачи книжек при увольнении.

В качестве отрицательных моментов противники выдвигают следующие аспекты:

• необходимость затраты большого количества средств для внедрения данной программы в действие;
• необходимость внедрения большого количества информации обо всех гражданах страны в новую электронную базу;
• риск утечки данных путем поражения вирусными программами;
• риск потери данных в ходе сбоя работы электронной базы;
• невозможность работы с такой программой в некоторых регионах страны, где отсутствует интернет.

Ранее законодательство планировало начать реализацию проекта в 2020 году. Но на сегодняшний день существует ряд проблем, которые не дают начать его реализацию в запланированные сроки. К таким причинам относятся:

• неготовность электронной базы;
• отсутствие решение о правах доступа к новой базе;
• отсутствие регулирования вопроса по порядку действий организаций в случае программных сбоев.

Чтобы проект не оказался провальным, надо тщательно подготовить его механизм, провести эксперимент на нескольких регионах и только потом запускать его в массовое пользование по всей стране. Сегодня ведется проработка всех этих вопросов, но реализация проекта пока отложена на неопределенный срок.