Как грамотно и быстро составить объяснительную записку

Образец того, как писать объяснительную на работе, поможет физическим лицам грамотно и легко отчитаться перед руководителем в случаях нарушения трудовой дисциплины. Недавно я опоздал на работу на четыре часа по причине участия в дорожно-транспортном происшествии, которое случилось не по моей вине.

Сразу писать объяснительную записку я не стал, поскольку не знал, как именно и по какой форме должен быть оформлен данный документ, а времени разбираться с этим, особо не было. Потом я вовсе забыл о том, что перед руководителем нужно было отчитаться за опоздание, что в результате привело к вычету из зарплаты штрафа.

После этого я разобрался с правилами и всеми нюансами составления таких записок. В связи с этим в статье я поделюсь тем, какое предназначение имеет такой документ, как объяснительная записка, какую информацию в нем стоит указывать, а также дам несколько важных советов, связанных с оформлением.

Как написать объяснительную

В любой организации установлены правила деловой дисциплины, которым обязан следовать каждый сотрудник. Если физическое лицо по каким-то причинам их нарушает, то ему необходимо в письменной форме отчитаться перед работодателем. Делается это с помощью такого документа, как объяснительная записка.

Например, если в трудовом договоре указано, что работник должен приходить к девяти, а он по каким-то причинам явился к двенадцати и предварительно не предупредил начальника, то ему потребуется составлять такую записку, которая относится к документам, принадлежащим к классу деловой переписки. То же самое касается и любых других случаев, связанных с нарушением трудовой дисциплины – распитие спиртных напитков на рабочем месте, прогулы, участие в каких-то серьезных конфликтных ситуациях и так далее.

Очень важно серьезно подойти к написанию объяснительной, поскольку начальник, именно исходя из текста данного документа, будет принимать решение, касательно того, как наказать физическое лицо. Иногда вина полностью снимается, а в некоторых случаях накладывается денежный штраф или даже производится увольнение.

Специальной формы, согласно которой должна быть составлена объяснительная записка, пока еще не введено. В связи с этим физические лица могут отчитываться в свободной форме, однако при этом нужно обязательно помнить об общих правилах. Если документ будет составлен небрежно, то его не примут, и соответственно обвинения, причем даже к невиновному человеку, останутся предъявленными.

Какие сведения должны быть в документе

Начинать оформление любой объяснительной записки необходимо с указания данных об адресате. В данном случае это руководитель. В правом верхнем углу пишется должность физического лица, перед которым подчиненному необходимо отчитаться (в дательном падеже).

Далее проставляется категория организации, которой он руководит (с помощью аббревиатуры), а затем в кавычках прописывается и ее название. Со следующей строчки указывается фамилия и инициалы этого человека. Затем вносится должность, фамилия, имя и отчества физического лица, от имени которого оформлен документ. После этого необходимо придерживаться следующей формы объяснительной:

• Укажите название документа. Некоторые подчиненные осознанно не пишут категорию документа по причине того, что это и так всем понятно. Однако то, что документ является именно объяснительной запиской, нужно указывать обязательно. Делается это по центру новой строки. Далее кратко прописывается подвид. Иначе говоря, необходимо указать повод, по которому возникла необходимость в оформлении данного документа. В моем случае это было опоздание на работу. Помимо того, рекомендую проставить еще и дату, когда сотрудником был совершен дисциплинарный проступок;

• Напишите причину проступка. Далее в записке нужно отобразить, почему произошел инцидент, в результате которого физическому лицу понадобилось объясняться перед руководителем. Не забывайте о том, что помимо общей формулировки, необходимо указывать данные, связанные с тем, когда и где это случилось. Например, в моем случае причина явки на работу не вовремя звучала следующим образом: “Я, (фамилия, полное имя, отчество), опоздал на работу 27 июля 2020 года на четыре часа по причине участия в дорожно-транспортном происшествии, которое случилось недалеко от моего дома”;
• Уточните детали. После этого нужно более подробно описать случившийся инцидент. Благодаря этому работодатель сможет сделать вывод о том, действительно ли можно считать подчиненного невиновным. В рассматриваемом случае стоит указать, по чьей вине произошла авария. Я писал, что дорожно-транспортное происшествие случилось по вине другого водителя, который не справился с управлением и врезался в мой автомобиль. Затем на место аварии пришлось вызывать полицию, ждать пока оформят протокол и только потом я смог отправиться на работу. На все эти неприятные дела как раз и ушло четыре часа.

Для того чтобы руководитель был убежден в том, что сотрудник отвечает за каждое свое слово, которое ним написано в объяснительной записке, и соответственно документ можно считать действительным, необходима подпись. С левой стороны строки указывается дата оформления записки, по центру – роспись провинившегося сотрудника, а справа — его должность, фамилия, имя и отчество.

Советы по тому, как грамотно написать записку

Иногда физические лица в целом составляют документ правильно, излагая в нем всю необходимую информацию в нужном порядке, однако при этом допускают какие-то другие ошибки, из-за которых впоследствии записку признают недействительной. В связи с этим я хотел бы дать несколько важных советов, касающихся правил составления объяснительных записок.

Факты должны быть изложены последовательно и лаконично. Не нужно указывать дополнительные детали, которые хоть и связаны с происшествием, но имеют не совсем прямое к нему отношение. Также ни в коем случае не стоит приукрашать действительность, для того чтобы смягчить свою вину. Пишите исключительно достоверную информацию. Кроме того, важен и стиль изложения. Все свои эмоции необходимо оставить при себе и не переносить на бумагу, поскольку объяснительная записка относится к видам деловой документации.

Если вам приходиться составлять документ подобного рода первый раз в жизни, то используйте образец написания объяснительной. Что касается способа оформления, то записку можно писать как от руки, так и на компьютере. Однако в любом случае подпись с расшифровкой и дата написания документа должны быть указаны вручную.

Если весь документ оформлен от руки, то учтите, что делать это разрешено только ручкой синего либо черного цвета. Использовать нужно лист формата А4, обратная сторона которого должна быть полностью чистой. Также обращаю внимание на то, что никакие помарки не допускаются. Если физическое лицо, составляющее записку, видит, что им была допущена ошибка, то документ понадобиться полностью переписать. Ни в коем случае не зачеркивайте данные.

Еще настоятельно советую соблюдать структуру. Не нужно смешивать весь текст в одну кучу. “Шапка” записки должна быть вверху и справа, название – по центру, а реквизиты – в нижней части документа. Смысловые блоки текста принято разделять с помощью абзацев. Также советую после того, как вы оформите объяснительную и убедитесь, что документ составлен грамотно, сделать его копию.

Подойдите к секретарю начальника и вручите ему две записки. После этого на одном документе, который сразу же отдадут обратно, будет проставлен внутренний входной номер. Далее записку можно передавать руководителю. Таким образом, начальник сразу поймет, что объяснительная была подана в официальном порядке.