Гарантийное письмо: что это и как составляется

Словосочетание «Гарантийное письмо» подразумевает не отдельную бумагу, а целый масштабный спектр документов, где какое-либо лицо что-то гарантирует другому лицу. Как же составляются гарантийные листы и для чего они требуются?

Гарантийное письмо — что это

Определение термина вытекает из самого наименования — это лист, в котором одно лицо обязуется к выполнению определенных действий по отношению к другому лицу, например, выплат задолженностей, выполнение неких обязательств и т.д.

Чаще всего такие письма выдаются руководством компании, в некоторых ситуациях их доверенными лицами, имеющими полномочия на подписи документов.

Содержание гарантийного письма

Любой гарантийный лист должен соответствовать требованиям, обязательно содержание некоторых данных:

• стороны — от кого составлено письмо и кому оно адресуется;
• данные стороны, выдающей гарантию, — контактные данные, адрес;
• дата составления письма;
• смысл содержания — кто гарантирует, в чем заключается гарантия, сроки и т.д.;
• должность и фамилия / имя / отчество лица, подписавшего документ;
• печать организации или данные, подтверждающие полномочия доверенного лица;
• подпись исполнителя, если документ составляется им лично.

Важно: правильным решением будет составлять подобные письма на фирменных бланках, нежели обычных белых листах А4, поскольку такие документы рассматриваются более серьезно.

Примечания к правильному составлению письма

Четких требований к написанию листа нет, но при этом в судебном деле данное письмо рассматривается не во всех ситуациях. Чтобы гарантийное письмо было правильно и красиво составленным, а также повышены шансы на серьезный подход специалистов к нему, следует обращаться к ряду рекомендаций:

• деловой стиль составления — письмо составляется деловым стилем, поскольку такая бумага является документом;
• краткость — «воду» и фразы, не имеющие весомого смысла, стоит исключить; письмо должно быть составлено кратко, но при этом нужно передать всю суть;
• конкретика — указывая определенные факты, обязательно употребить слова «гарантируем» или «обязуемся»;
• ясность — содержание текста должно быть передано так, чтобы любой человек мог понять написанное;
• исключить речевые, орфографические и другие ошибки.

Пример составления письма

Гарантийное письмо составляется во всех случаях, когда есть хотя бы минимальная неуверенность в добросовестности кого-либо. Гарантия может быть направлена на что угодно, рассмотрим один из примеров в качестве образца.

• Справа вверху указывается лицо, которому направлено письмо (например, название фирмы, а также данные гражданина).
• Ниже строчкой указываются данные фирмы / конкретного юридического лица, его адрес.
• В середине строки крупным шрифтом «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО».
• Далее вписывается основной текст, например, «Компания (название организации) обязуется выполнять работы (перечисление обязанностей) по отношению к организации (ее название) сроком от (дата) до (дата).
• Сразу после текста в середине устанавливается печать.
• Подпись.

Важно: все гарантийные листы составляются аналогичным методом, разница заключается в основном в обязательствах.

Обязательные реквизиты физических лиц

В гарантийном письме должны быть указаны одинаковые реквизиты обеих сторон:

• ФИО.
• Данные, указанные в паспорте.
• Адрес проживания в настоящий момент.

Имеет ли письмо юридическую силу

Стоит сразу отметить, что нет закона, рассматривающего такое понятие, как гарантийное письмо. Подобная бумага является больше техникой психологического влияния, нежели юридической силой. Предъявление подобного листа указывает о серьезности намерений, кроме того, является весомым документом в качестве доказательства в суде.

Означает ли это, что гарантийный лист не имеет совсем никакого веса в суде? Все зависит от формы составления. Важно, чтобы в письме были конкретные данные, подтверждающие чье-то соглашение на исполнение каких-то обязанностей. При некорректной форме составления письмо может быть воспринято как несущественное вещественное доказательство.

Важно: в судебной практике каждый гарантийный лист рассматривается индивидуально, его сила имеет зависимость от содержания, сути проблемы, позиций и иных факторов. Именно поэтому такой документ использовать в судебном процессе можно, но не стоит надеяться на него как на серьезное доказательство.

Способы вручения гарантийного листа

Вручить гарантийное письмо адресату можно несколькими методами:

• лично — в данной ситуации от отправителя требуется лишь подпись;
• почтой — отправитель должен отправить бумагу в качестве заказного письма, а также подписаться на уведомление о его получении;
• при помощи электронной почты.

Наиболее правильными вариантами являются первый и второй способ, поскольку последний является еще менее весомым доказательством, нежели остальные. Исключением станет тот случай, когда будет иметься возможность достоверной установки собственника электронной почты.

Итак, зачем же нужен гарантийный лист? С его помощью появляется гарантия, о чем говорит сама терминология, в том, что взаимоотношения между лицами не будут незапланированно расторгнуты. Наличие гарантийного листа говорит о серьезности намерений между лицами, а также выступает доказательством в судебном деле.