Порядок действий для восстановления трудовой книжки

Предлагаем обсудить то, как восстановить трудовую книжку. Поскольку в каждом отдельном случае документ, содержащий записи о трудоустройстве, может быть потерян в силу различных обстоятельств, то и порядок действий для его восстановления нужно принимать особый. Предлагаем поговорить о том, с чего необходимо в первую очередь всегда начинать процедуру подобного рода, что следует выполнить потом, а также как действовать в особых ситуациях. Кроме того, будет рассказано, какие шаги стоит предпринимать, если работодатель, на которого трудится физическое лицо, потерявшее трудовую книжку, ликвидирован.

Как восстановить трудовую книжку

Официальный документ, в котором отображена вся информация о дате и месте трудоустройства физического лица, а также о том, когда оно уволилось, является неотъемлемым атрибутом для построения дальнейшей карьеры, а также начисления пенсионного пособия. В связи с этим, если данный документ потерян, то настоятельно рекомендуем не тянуть и начинать как можно быстрее его восстанавливать. Некоторые физические лица не хотят этого делать и предпочитают гораздо более легкий вариант – завести новую трудовую книжку. Однако такой способ является далеко не самым наилучшим выходом из ситуации, поскольку стаж работы в таком случае будет накапливаться с нуля.

Шаги восстановления документа, содержащего сведения о трудоустройстве, принципиально разные, в зависимости от того был ли он потерян по вине владельца или же по вине другого физического лица (например, руководителя или сотрудника бухгалтерии).

С чего начать восстановление

В первую очередь необходимо идентифицировать личность физического лица, которое виновно в потере трудовой книжки и соответственно должно нести ответственность за ее восстановление. Если документ находился на руках у владельца, а потом по каким-то причинам исчез, то предпринимать шаги, направленные на его возврат, обязан именно он. Если же трудовая книжка была на хранении в стенах предприятия, сотрудником которого является физическое лицо, а потом в результате каких-то обстоятельств была потеряна, то ответственность по ее возврату со всеми восстановленными записями полностью лежит на работодателе.

Даже если утрата документа произошла не по личной вине руководителя, а по вине его подчиненных, то все равно ответственность лежит на нем. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, после передачи сотрудником трудовой книжки руководителю, последний должен ее хранить в целости и сохранности с момента устройства физического лица на работу и до дня увольнения. То, был ли передан документ в стены определенной организации или же индивидуальному предпринимателю, роли не играет. В любом случае руководитель обязан его восстановить в случае потери.

Следует отметить, что если была повреждена/потеряна трудовая книжка ни одного работника, а одновременно всех и произошло это в результате непредвиденных обстоятельств (например, пожара, взрыва и тому подобное), то руководитель все равно не освобождается от ответственности по их восстановлению.

Что делать дальше

Далее порядок действий, которые должен осуществить либо сам владелец трудовой книжки, либо же работодатель, потерявший документ, достаточно прост. Однако во сколько этапов будет проходить данная процедура, зависит от количества мест, в которых успело поработать физическое лицо. Чем больше таких мест, тем длительнее будет восстановление. Для того чтобы восстановить трудовую книжку необходимо сделать следующее:

• Составить заявление. Прежде всего, сотрудник должен оформить документ, содержащий требование о том, чтобы ему выдали дубликат потерянной трудовой книжки. Данный документ оформляется в виде заявления и обязательно должен быть подписан хозяином трудовой книжки. Если человек до момента утраты трудился в нескольких организациях, то заявление должно быть составлено на имя физического лица, являющегося руководителем с последнего места работы;
• Направить запросы руководителям. После того как заявление поступило на рассмотрение руководителю он должен не позднее, чем через пятнадцать календарных дней, предоставить своему сотруднику справку. В данный документ должна быть внесена запись о том, на протяжении какого срока на него работает (работало) физическое лицо, а также на какой должности. После того как справка подобного рода была выдана последним работодателем, то такой же запрос направляется предпоследнему руководителю и далее по цепочке, пока абсолютно вся информация не будет восстановлена.

Если же документ, содержащий данные о местах и периодах работы физического лица, имеет массовый характер утраты, то вышеперечисленные шаги предпринимать не нужно. В подобных ситуациях сведения, имеющие отношение к стажу одновременно всех сотрудников, восстанавливают комиссии. К членам данной комиссии должны принадлежать работодатели, работники профессионального союза, а также сотрудники некоторых государственных организаций.

Восстановление документа при ликвидации работодателя

Бывает и так, что физическое лицо находится в полном замешательстве по поводу порядка действий, связанных с восстановлением трудовой книжки, поскольку его руководитель ликвидирован. Под термином ликвидации подразумевается полная или частичная остановка деятельности организацией или частным предпринимателем. В подобной ситуации направлять запрос на выдачу справки о стаже попросту некуда и некому. Однако это вовсе не значит, что вернуть информацию, которая была записана в потерянной трудовой книжке, никак нельзя. Сделать это можно, используя один из нижеперечисленных вариантов:

1. Прийти в Пенсионный фонд. Поскольку сумма пенсионного пособия, которое физическое лицо будет получать в старости, во многом зависит от стажа его работы, а также должности, то такие организации, как пенсионные фонды, регулярно получают информацию из трудовых книжек граждан Российской Федерации. Однако фонды подобного рода могут иметь государственный и негосударственный характер. То, в какой из них необходимо обращаться с целью восстановления трудовой книжки, зависит от типа организации, в стенах которой работало физическое лицо;
2. Посетить Государственный архив. Правительство Российской Федерации создало специальное учреждение федерального характера, называемое государственным архивом. Основной задачей данного учреждения является хранение различных сведений, в том числе и данных из трудовых книжек. Однако рассчитывать на помощь архива в восстановлении трудовой книжки стоит только в том случае, если физическое лицо работало на организацию государственного типа;
3. Подать иск в суд. И самым последним вариантом является оформление искового заявления, целью которого является восстановление записей в судебном порядке. В некоторых случаях судебная инстанция может заставить бывшего работодателя, прекратившего свою трудовую деятельность, поднять соответствующие записи из дубликата трудовой книжки, если она утеряна. А в некоторых ситуациях государственный орган может осуществить данное действие самостоятельно.

Если физическое лицо предпочло первый вариант, то ему также потребуется оформить запрос и передать его в Пенсионный фонд. В документе необходимо четко и лаконично прописать, что ему требуется информация о наименованиях всех предыдущих мест работы, стаже, а также датах оформления и увольнения. Государственное учреждение в свою очередь обязано удовлетворить запрос физического лица, подавшего заявку, на протяжении десяти рабочих дней. Справка выписывается бесплатно.