Утеря трудовой и тонкости восстановления документов

Столкнувшись с ситуацией утери документов, не каждый из представляет порядок их восстановления. Определенные сложности ожидают тех, кому случилось утратить трудовую книжку – единственное подтверждение их профессиональной деятельности или вообще факта официальной работы. Прежде чем преступить к описанию того, как восстановить утерянную трудовую книжку, следует разобраться с вопросом виновности произошедшего.

При трудоустройстве сохранность трудовых книжек обеспечивается работодателем, кадровой службой предприятия или организации, в которой трудится ее хозяин. Если утеря произошла по вине работодателя, то и ответственность за восстановление документа лежит на нем, соответственно, решить вопрос с восстановлением предстоит организации.

Если трудовая была выдана сотруднику на руки, о чем имеется подтверждающий документ, запись в журнале, а последний допустил ее утерю, то и вопрос с восстановлением придется решать ему.

Итак, рассмотрим порядок действий, определенный для обеих ситуаций.

Если утерял работодатель

При обнаружении факта утери трудовой работодателем, сотруднику следует предпринять следующие действия:

• Подать заявление – запрос на имя руководителя организации –работодателя, указав в нем о факте утери и необходимости восстановления или выдачи дубликата, законодательно определено, что сделать это работодатель должен в течение 15 дней, после получения сообщения;
• Заявление подается лично, в этом случает важно предусмотреть два экземпляра для фиксации даты подачи, а также почтой, но посредством заказного письма с уведомлением.

Сам процесс восстановления заключается в подаче соответствующих запросов в те организации, где гражданин трудился ранее, с целью определить периоды его трудоустройства.

При утере или утрате, например, при пожаре, нескольких книжек, работодателю необходимо создать специальную комиссию, с включением в нее специалистов-кадровиков и представителей профсоюзной организации.

Если в процессе подачи запросов, выяснилось, что учреждение, в котором трудился сотрудник ранее, ликвидировано, то получить информацию следует в архиве или Пенсионном фонде. В ситуации отсутствия данных, обращаться необходимо в суд.

Если утеря произошла по работника

Виновность работника в любом случае приведет его к последнему нанимателю с просьбой о восстановлении документа. Процедура идентична и заключается в подаче заявления. Сроки восстановления также составляет полмесяца.

Если произошла кража документов, то необходимо обратиться в полицию с соответствующим заявлением. В этом случае придется подождать, пока дознавателем будет вынесено решение по поданному заявлению. Последнее не является обязательным условием.

В ситуации, если виновен сам гражданин в утере, бывший наниматель может оказать содействие, но это не является его обязанностью. На практике, собирать сведения с предыдущих мест работы придется самостоятельно, а работодатель на основании собранных сведений заполнит новую трудовую или дубликат.

На практике восстановление происходит следующим образом: работник посещает лично все действующие учреждения, в которых он трудился, а кадровые сотрудники на основании имеющихся у них приказов, вносят сведения в трудовую книжку. Если организация прекратила свою работу, например, было ликвидировано, то сотруднику необходимо направить запрос в Пенсионный фонд или архив, а на основании полученного ответа, кадровая служба на последнем рабочем месте сделает соответствующую запись.

Несколько советов на случай утери

В ряде государственных учреждений еще на стадии трудоустройства для личного дела и рассмотрения кандидатуры запрашивается копия трудовой книжки. Как правило, она заверяется самим работодателем. По сути, печать организации делает копию верной или достоверной. Последнее означает, что подняв личное дело сотрудника, на основании такой копии можно произвести восстановление документа. Кстати сказать, если утеря трудовой книжки произошла по вине работодателя, кадровая служба именно так и поступает.

На случай утраты документа можно себя застраховать, сделав копии и заверив их у нотариуса. Стоимость такой процедуры составит в пределах тысячи рублей, но в сравнении с затратами времени и средств на восстановление документа – это небольшая плата.

Поможет это и в том случае, если восстанавливать периоды работы придется в суде. Заверенная копия послужит весомым доказательством. Сможет ее принять и Пенсионный фонд при исчислении пенсии.

Если ксерокопия не заверена, отчаиваться не стоит. Последняя существенно упростит процесс восстановления. В запросах будет возможность указать конкретные периоды и данные, номера приказов, что существенно упростит поиски и ускорит процесс.

Восстановление трудовой книжки через ПФР

Сравнительно недавно было сообщение о том, что в наступившем году будет предпринята попытка отказаться от ведения трудовых книжек. Последнее объясняется тем, что вся информация о трудовой деятельности граждан сосредоточена в ПФР, если трудоустройство официальное и работодатель платит взносы.

Отсюда и ответ на вопрос о возможности восстановления трудовой через ПФР. При утрате трудовой книжки в этот орган необходимо направить заявление-запрос

Ответ должен последовать через 10 дней. Платить за это не придется, но в силу того, что практика персонального учета введена сравнительно недавно, а значит, информацию, скорее всего, предоставят за последние годы трудовой деятельности.

Заявление подкрепляется документами:

• Трудовые договора с компаниями;
• Другие трудовые книжки или копия утраченной;
• Справки от предприятий, где работал сотрудник, включая выданные о зарплате, с места работы;
• Копии и выписки из приказов о принятии и увольнении.

Запросить у руководителей организаций и учреждений можно и копии зарплатных ведомостей или выписки из них, если сохранились, то можно предоставить зарплатные квитанции или выписку из банка по счету или карте. Данные документы будут необходимы, если придется восстанавливать трудовую через суд.

Поход в архив или если предприятие больше не работает

После ликвидации предприятий, его документы, лицевые счета и бухгалтерская отчетность передается в архив по месту его деятельности. Если предприятие, на котором трудился утративший документ гражданин, более не функционирует, есть смысл подать запрос в архив. Архивная справка позволит доказать факт трудовой деятельности при восстановлении трудовой, при начислении пенсии и при доказательстве стажа в суде.