Порядок оформления новой трудовой книжки в 2020 году

Когда я впервые устраивалась на работу, будущий работодатель предоставил мне список документов, в котором числилось обязательное наличие книжки. Но так как я раньше не работала, ее у меня не было. По этой причине у меня возник вопрос, как ее получить.

Оказалось все просто, ее можно купить в любом магазине, где продаются канцтовары. А дальнейшим ее оформлением обязан заниматься мой работодатель. И в этой статье я подробно расскажу вам, как должен выглядеть данный документ.

Что это такое?

Это основной документ, подтверждающий весь трудовой стаж человека. Поэтому она должна в обязательном порядке заполняться работодателем при приеме сотрудника на работу, а также при дальнейшем его увольнении.

Также в нее вносятся отметки и о переводе сотрудника в другое подразделение, компанию или на другую должность. Кроме этого она может содержать информацию и о качестве работы человека. Здесь есть страницы, куда вписываются его награды, либо дисциплинарные наказания.

Книжка имеет строго установленную законодательством форму, поэтому при ее приобретении важно обращать внимание на внешний вид документа. На ней расположены несколько степеней защиты от подделки. Каждая книжка имеет свой индивидуальный номер. В ней содержится 20 разворотов страниц, каждая из них пронумерована и имеет специальное предназначение.

Если свободное место в документе заканчивается, в нее заводится специальный вкладыш. Он также имеет строго установленную форму. К его заполнению применяются такие же правила, как и к самому документу.

Где получить

Этот вопрос часто возникает при первом трудоустройстве. Существует несколько вариантов получения книжки:

1. Ее может выдать работодатель. Если вы впервые оформляетесь на работу, вам должны ее завести. Многие крупные компании имеют в наличии пустые бланки и вкладыши к ним. Так как это их обязанность, которая установлена Трудовым законодательством. Поэтому если вам сообщили, что вас готовы принять на работу, спросите у работодателя, предоставит ли он вам книжку. Если новых бланков у предприятия нет, то вам придется воспользоваться другим вариантом. Но если работодатель сообщит вам, что эти бланки у них есть, то вам больше не о чем переживать.
2. Ее могут выдать после окончания ВУЗа. Некоторые учебные заведения практикуют выдачу книжек вместе с дипломом. Но это не является их обязанностью, поэтому вполне вероятно, что вы можете и не получить этот документ.
3. Ее можно приобрести самостоятельно в магазине. Если никто вам не выдает пустой бланк трудового документа, не нужно расстраиваться, так как его легко можно купить в канцтоварах. Средняя стоимость документа не превышает 200 рублей. При покупке обращайте внимание на защитные элементы, чтобы вам не попалась подделка. На ней должен быть расположен герб, и светящаяся голограмма.

Самостоятельно заполнять трудовой документ не нужно. Вам достаточно только представить пустой бланк своему работодателю. Обязанность по заполнению полностью возложена на организации, даже если в качестве работодателя выступает ИП.

Документы

Титульный лист должен содержать информацию о ее владельце. Поэтому вам потребуется представить своему работодателю некоторые документы:

• личный паспорт, он необходим для подтверждения вашей личности;
• СНИЛС, этот документ подтверждает, что вы зарегистрированы в пенсионной электронной системе;
• ИНН, по нему будут делаться налоговые выплаты с ваших доходов;
• диплом, подтверждающий наличие образования.

Помимо этих документов от вас могут запросить и некоторые другие, например, военный билет, справку, подтверждающую прохождение флюорографии, документы о вашем семейном состоянии. Но для заполнения титульного листа нужно только 2 документа: ваш паспорт и диплом.

На титульном листе заполняется следующая информация:

• ФИО работника;
• его дата рождения;
• полученное им образование с указанием научного степени, а также вида самого образования высшего или среднего специального;
• специальность или профессия, которой он будет заниматься.

Также ставится дата заполнения, которая приравнивается ко дню приема человека на работу. Все сведения обязательно заверяются подписью должностного лица и печатью организации. Если предприятие работает без печати, то ставится запись «верить без печати». Заполнять книжку имеют право не все сотрудники предприятия. К ним обычно относятся сами руководитель, предприниматель, директор, либо сотрудники бухгалтерии или отдела кадров. Если книжка будет заполнена другим сотрудником, может возникнуть вопрос в ее подлинности.

Где хранится

После оформления книжки она должна храниться только у работодателя. Человек может получить ее в 2 случаях:

• если требуется предоставление книжки в Соцстрах;
• если человек расторгнул трудовое соглашение с организацией.

Во всех остальных случаях ее обязан хранить у себя работодатель. Это предусмотрено трудовым законодательством и обязательно для всех предприятий.

Хранение книжек должно быть организовано таким образом, чтобы эти документы не могли быть подвержены порче или утере, так как за это предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность. Ответственное лицо может быть отстранено от занимаемой должности до 3 лет, а на саму организации может быть наложен штраф 50 000 рублей.

Что делать, если требуется книжка

В некоторых случаях вам может потребоваться книжка в качестве подтверждения вашего трудоустройства. Тогда вам необходимо запросить у работодателя ее заверенную копию или выписку из нее. В настоящее время выписки уже никто не делает, потому что намного проще и быстрее сделать копию.

Для получения копии книжки иногда требуется написать заявление работодателю. Но в мелких и средних организациях обычно это не нужно. Копию книжки вам должны выдать в течение 3 дней после подачи заявки.

Копия книжки обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательными нормами, в противном случае она не будет иметь юридическую силу. Запросить книжку могут следующие организации:

• банки, если вы обращаетесь к ним за получением кредита;
• ПФР, если вам требуется получение от него каких-либо выплат;
• соцзащита, если вы желаете получать определенные социальные льготы или пособия;
• посольство других стран, если вы обращаетесь к ним за получение визы.

Также ее могут запросить и другие организации. Но во всех случаях вы должны предоставить копию, а не сам оригинал, если вы продолжаете работать в организации.

Более подробно вы можете узнать об этом из представленного мной видео.

Если у вас была книжка

В некоторых случаях может потребоваться заведение новой книжки. К таким случаям относятся:

• утеря документа;
• порча книжки;
• внесение в книжку сведений, которые содержат плохую информацию о владельце документа.

Если ваш документ утерян или испорчен, вы можете восстановить его, сделав дубликат. В этом случае вы приобретаете новую книжку, собираете документальные подтверждения вашего стажа работы на всех местах, и вам оформляет книжку ваш последний работодатель. Если сведения о стаже не особо важны для вашей карьеры, вы можете не восстанавливать их, а просто завести новую книжку. Но в этом случае все записи начнутся с последнего места работы.

Иногда людям приходится временно устраиваться на должности, которые в дальнейшем могут помешать устроиться на хорошо оплачиваемую работу. Поэтому некоторые сотрудники заводят себе дополнительную книжку.

Например, человек работал специалистом в банке, но был сокращен с этой должности. И затем он долго не мог найти подходящую работу, поэтому был вынужден устроиться продавцом, чтобы получать хоть какой-то доход. Чтобы этой записи не было в его книжке, он просто приобрел второй документ.

Иногда бывает так, что сотрудника увольняют за его дисциплинарные нарушения. В этом случае обязательно делается запись в книжке, свидетельствующая статью, по которой был уволен человек. Следующий работодатель вряд ли захочет принять такого работника, зная причину предыдущего его увольнения. Поэтому он также может приобрести новую книжку, чтобы скрыть эту информацию.

Правительство РФ в настоящее время разрабатывает законопроект, которым будут введены электронные книжки. Тогда сотрудники не смогут скрывать информацию о себе перед будущими работодателями. Но пока их введение находится в разработке, бумажные варианты книжек не отменяются.