Как клеить голограмму в трудовой книжке?
Уже несколько лет Госзнак РФ занимается изготовлением специальных клеящихся пленок и знаков на важные документы российских граждан, в частности, трудовые книжки. В них присутствуют специальные полупрозрачные элементы.
Высокий уровень защиты основан на том, что при попытке снять голограмму, они самостоятельно разрушаются. Я работаю в кадровом отделе одного из крупных предприятий нашего города. Через мои руки проходят сотни трудовых книжек. Во всех есть подобная голограмма.
В статье я хочу описать все особенности, которые касаются данного защитного знака. Прочитав заметку, вы получите ответы на такие вопросы:
- основные положения закона;
- для какой цели используют голограмму;
- общие правила применения;
- куда клеить защиту?
Оглавление
Законно-нормативная база
Основной целью, которую преследовали разработчики, является помощь современным работодателям максимально обезопасить себя от подделок официальных трудовых книжек, от возможности внесения в этот ложных записей.
Официальных требований и разъяснений относительно использования и нанесения подобных голограмм в законе нет. Специалисты и сотрудники современных кадровых служб не имеют по этому вопросу законом обоснованного мнения.
Есть пара официальных положений, которые касаются общего оформления самих трудовых:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства No225 «О трудовых книжках».
Но в них ничего не сказано о правилах применения защитных голограмм. Официальным источником, где отражается этот вопрос, выступает информационное письмо от ФГУП «Гознак» от 27.01.2007. Именно здесь перечислены рекомендации по назначению и использованию защитных наклеек. Прописано, как вклеивать их в трудовые книжки работников, каких правил нужно придерживаться кадровых сотрудникам.
Внешний вид защитного знака
Элемент, предназначенный для защиты документа, а также прописанной здесь информации, представляет собой серебристую наклейку круглой формы. Она полупрозрачная, а на лицевой стороне изображается двуглавый орел, как на гербе РФ. Диаметр знака равен 2 см. К каждому отдельному бланку можно прикладывать до 6 подобных наклеек.
Основные функции защиты
Элементы защиты предназначены для таких функций:
- Гарантия подлинности официальных бланков. Защиту очень сложно подделать. Соответственно, поддельные образцы на могут иметь таких голограмм.
- Защита от написания ложной информации или удаления определенных сведений. Как только мошенник пытается снять наклейку, чтобы изменить запись, она автоматически расслаивается. Удалить ее полностью, без следа просто невозможно.
Наклейка не просто защищает, но подтверждает такие данные:
- подпись сотрудника, владельца документа;
- отметки, проставленные специалистом, работающим в кадровом отделе;
- номер оформленного и выданного документа или приложения;
- печать компании, где трудится сотрудник;
- иные идентификационные сведения, которые определяет работодатель.
Обязательна ли защита?
Несмотря на то, что официальное информационное письмо по голограмме составлено в 2007 году, первые трудовые книжки с их наличием появились только через год. С этого времени в продаже стали появляться первые документы с вложенными в них наклейками.
При этом есть и такие документы, где голограмм нет. Именно по этой причине у многих специалистов возникает вопрос, обязательны ли защитные элементы или можно не использовать их.
Со времени появления голограммы прошло достаточно много времени. Но использование защиты в виде голографии не было утверждено российским законодательством. Есть только определенные разъяснения, которые носят исключительно информационный характер.
На основании этой информации можно сделать вывод, что использование защитной голограммы не относится к категории обязательного требования.
Решение по применению наклеек каждый работодатель принимает самостоятельно. Говоря иными словами, трудовые книжки считаются действительными, как с защитными голограммами, так и без них.
Куда и каким образом клеится голограмма?
По той причине, что нет официальных требований по применению защитной наклейки, отсутствуют правила наклеивания. Все, что возможно, это получить некоторые рекомендации при покупке бланков.
Если на предприятии или в организации принято решение использовать такие серебристые наклейки, необходимо руководствоваться следующими правилами:
- Защитную наклейку имеет право вносить только руководитель. И строго после оформления основного бланка.
- Голограмма наносится на первую, основную страницу трудовой или на специальный вкладыш.
- Важно проверять место, куда клеится знак в трудовой. Подобная пленка должна быть нанесена строго на защищаемые записи.
- Рекомендуется приклеивать голограмму в соответствии с правилами. Не допускается наличия складок.
- Каждая полупрозрачная пленка используется строго один раз. Все последующие действия с данным элементом будут хорошо видны.
Если в процессе нанесения допущена ошибка, если голографический знак был нанесен некорректно, не стоит ничего переделывать.
Любые манипуляции с наклейкой становятся сразу заметны. Это проявляется такими признаками:
- часть слоев защиты рвется;
- наклейка быстро расслаивается;
- нанесенный рисунок размывается.
Если это произошло, потребуется полная замена документа. Ее больше нельзя использовать. Потребуется делать запись в новом официальном экземпляре или переоформлять документ.
Где взять наклейку?
Голограммы нельзя купить отдельно от трудовой. Это только дополнение к основному документу. Именно по этой причине единственным вариантом получения голограммы в распоряжение является приобретение нового бланка. Сделать это можно в специализированной организации.
Защитные знаки по своей категории относятся к категории современной полиграфической продукции. Производится она исключительно в типографиях «Госзнака». Реализация голограмм недопустима в обычных торговых точках. Это можно делать организациям:
- имеющие официальные договора с «Госзнакаом», а также их официальные посредники;
- наделенные правом работы с защитной полиграфической продукцией, а также бланкам, относящимся к категории строгой отчетности.
Чтобы выбрать организацию, реализующую защитные знаки, стоит посетить ресурс ФГУП «Гознак». Здесь нужно перейти в раздел с порядком обеспечения бланками трудовой книжки. На этой странице можно найти официальных распространителей голографической продукции.
У сотрудников подобных организаций можно узнать, где расположены розничные, а также мелкооптовые точки реализации бланков. Они есть в каждом современном крупном городе.
Коротко о важном
- Несмотря на отсутствие законных оснований, голограммы все чаще встречаются в трудовых книжках.
- Решение о применении защитного знака принимает исключительно работодатель.
- Наклейка должна быть внесена правильно. Переклеивать голограмму нельзя.
- Если знак защиты будет испорчен, придется оформлять новый документ.
Загрузка...