Бесплатная юридическая консультация
Москва и область (круглосуточно)
+7 (499) 775-86-92
Бесплатно по России
8 (800) 555-67-55 доб. 225

Правила составления протокола собрания трудового коллектива

Я недавно закончила университет. Пока не могу устроится по своей основной должности, но на предприятие мечты уже попала, пусть пока и секретарем. В процессе работы мне приходится оформлять огромное количество документов. До недавнего времени ничего не представляло сложности, пока начальник не попросил составить протокол коллективного собрания. С заданием я справилась, нареканий не было. Если вам интересно, что это за документ и для какой цели составляется, читайте статью. Здесь я отвечу на такие вопросы:

  • Необходимость протоколе;
  • Порядок составления;
  • Структура и точный план документа;
  • Обязательные реквизиты.

Правила составления протокола собрания трудового коллектива

Необходимость коллективного собрания

Протокол собрания трудового коллектива – это один из главных распорядительных и организационных документов запланированного собрания на предприятии. Чтобы понять, что это за документ, предварительно стоит разобраться с тем, что это за собрание и для какой цели оно проводится. Подобное мероприятие организуется для решения споров и вопросов, касающихся деятельности компании или предприятия.

Проводится два вида подобных мероприятий – общее собрание и конференция. Различаются они в прямой зависимости от числа приглашенных сотрудников:

  1. Общее собрание. Будет иметь юр/силу при наличии более половины сотрудников.
  2. Конференция. Юр/сила обеспечивается присутствием 2/3 делегатов от коллектива.

На подобных собраниях решаются следующие вопросы:

  • Выбор официального представителя для проведения переговоров;
  • Выбор сотрудников в комиссию по устранению споров;
  • Решение вопроса, связанного с образованием комиссии;
  • Утверждения, изложенные в необходимой форме и пересылка руководителю условий;
  • Решения по возможным забастовкам.

Собрание позволяет решить огромное количество вопросов и проблем.

Необходимость коллективного собрания

Цели составления документа

В грамотно оформленном отчете должны отражаться следующие данные:

  1. Последовательность решаемых проблем и споров.
  2. Решения, что были приняты для их устранения.
  3. Сроки их реализации.

Протокол наделяется законной силой. Если решение не зафиксировано, оно будет считаться несуществующим и необязательным к исполнению!

Подготовка к составлению

Обязанность по составлению документа возлагается на секретаря. Помогать ему может председатель собрания, избираемый сотрудниками непосредственно для проведения мероприятия. Перед тем как составить сам протокол, секретарь проводит определенные подготовительные мероприятия:

  • Выяснение вопросов, что планируется вывести на обсуждение, обязательное согласование их с начальством;
  • Определяется регламент для изучения вопроса по отдельности и всего собрания;
  • Извещение работников, что будет проведено собрание;
  • Установка последовательности регламента с вынесением вопросов в самое начало;
  • Предварительное ознакомление с повесткой сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии. Также информация сообщается лицам, которые придут, как наблюдатели;
  • Составление регистрационного листа участников;
  • Распространение между сотрудниками тезисных частей докладов и иных материалов.

Перед самым мероприятием секретарь тиражирует и раздает участникам документы, касающиеся собрания.

Подготовка к составлению

Составление документа

Данный процесс осуществляется непосредственно в период проведения собрания. Секретарь производит подробную запись всего обсуждения. После этого за максимальное короткое время сотрудник составляет протокол и предоставляет его председателю на утверждение.

Протокол обязан подписать не только секретарь и главный председатель, но все участники мероприятия!

Предварительно составленный лист регистрации позволит ускорить данный процесс. Суть данного документа заключается в написании ФИО всех участников. При входе в зал или при выходе из него, каждый сотрудник проставляет свою подпись рядом с именем. Этот лист потом нужно приложить к протоколу.

Официальный протокол нужно составлять на специальных бланках предприятия А4. Страницы должны быть пронумерованы. По готовности протокол нужно прошнуровать и отдать хранить в архив на протяжении всего времени деятельности компании.

Составление документа

Ознакомление с написанным

Как только протокол будет подписан, его нужно предоставить всем работникам и заинтересованным для ознакомления. Подобный процесс может осуществляться по одной из двух схем:

  1. Передача начальству копии составленного протокола. Делопроизводитель делает копии документа и отправляет заинтересованным через факсимильную, почтовую или электронную связь. Также копии могут быть вручены лично.
  2. Размещение отчета на стандартном новостном стенде предприятия.

Выписка – это скопированная часть оригинальной бумаги. Фрагмент, относящийся к проблеме, которую должны изучить заинтересованные сотрудники. Кроме сути проблемы в документе обозначаются реквизиты, речь о которых пойдет ниже. Выписке нужно придать юр/силу. Для секретарю нужно проставить свою подпись.

Структура отчета

Протокол по проведению мероприятия имеет две главные части – главная и вступительная. Также здесь присутствует мнение определенного участника.

Если структура протокола будет нарушена, документ не приобретет юридическую законную силу!

Реквизиты протокола

К данным обязательным реквизитам следует отнести сведения:

  • Название предприятия или компании;
  • Категория документа – протокол;
  • Число проведения мероприятия. Если на это ушло несколько дней, проставляется период до и после;
  • Регистрационный номер отчета;
  • Место составления;
  • Название текста, который представляет собой реквизит с кратким изложением;
  • Подпись делопроизводителя и выбранного председателя.

Вводная часть

Эта часть отчета должна иметь такие элементы:

  1. Информация о секретаре и выбранном председателе проводимого мероприятия.
  2. ФИО всех участников. Если их больше 15, просто фиксируется их число. Подробно ФИО каждого прописывается на отдельном листе и прикладывается к основному документу.
  3. Имена и фамилии приглашенных с написанием их должности.
  4. Подробная повестка дня. Речь идет о проблемах, которые планируется обсудить на собрании. Они пишутся по степени значимости. Рядом с каждым вопросом обозначается ФИО докладчика.

Вводная часть

Главная часть и выписка

Основная часть документа состоит из нескольких элементов. Каждый должен полностью соответствовать повестке собрания. То есть первый раздел отражает первый вопрос. План каждого раздела должен иметь две части:

  • Первая должна начинаться с предложения «Слушали…». Здесь пишутся такие сведения, как ФИО человека, читающего доклад, название;
  • Вторая начинается с вступления «Выступили…». Здесь пишутся данные лиц, задававших вопросы. Также пишутся сведения о людях, участвующих в беседе. Формулируется общая суть вопросов;
  • Заключительная часть начинается так — «Решили…». Здесь прописывается результат решения. Нужно прописать количество тех, кто проставил «за», «против». Число воздержавшихся тоже следует прописать.

В качестве дополнения прилагается перечень лиц, которые не голосовали. Решение будет состоять из отдельных разделов. Размещение осуществляется строго по уровню снижения значимости. Если один сотрудник высказывает особое мнение, это прописывается в отчете. Запись делается рядом с вопросом.

особенности составления протокола

Особенности оформления протокола

Главным основанием для проведения общественного мероприятия является оформление коллективного официального соглашения или внесения в него изменений. Документ будет иметь некоторые особенности:

  1. Во вступительной части, кроме реквизитов, отмечаются представители руководства и работников. Часто это сотрудники профсоюзной организации или избранные лица.
  2. Повестка мероприятия должна включать вопрос, обычно формулируемый словами «О заключении коллективного договора».
  3. В выданном решении прописывается то, на какой временно отрезок было заключено коллективное соглашение. Текст договора прикладывается к грамотно составленному протоколу.
  4. Если по каким-то вопросам в обсуждении договора стороны не пришли к общему согласию, договор будет оформлен только на согласованных условиях. В подобном случае к протоколу нужно приложить сам договор и бумагу с зафиксированными разногласиями.
  5. Протокол образовавшихся споров передается на рассмотрение в комиссию, решающую трудовые коллективные споры. Если ничего решить не удается, вопросы регулируются в суде.
  6. В некоторых случаях отдельным пунктом в официальном решении пишется положение о подписании соглашения двумя сторонами соглашения.

Заключение

  1. Протокол проводимого собрания трудового коллектива – специальный отчет, придающий законность принятым официальным решениям.
  2. Составляя документ, секретарь проводит объемную работу. Трудится придется при подготовке отчета, при проведении собрании и после него.
  3. Протокол – это формальный документ, имеющий строго фиксированную структуру – вступление и основная часть.
  4. Назначением документа является обеспечение непреложного и своевременного исполнения решений, что были приняты на собрании.
Поделитесь с друзьями или сохраните для себя:

Оценка статьи:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Добавить комментарий