Оплата командировочных по среднему заработку — правила расчета и важные моменты

Многих начинающих сотрудников бухгалтерии в самом начале их карьеры интересует вопрос, как начисляются командировочные. Я занимаю должность главного бухгалтера на областном промышленном предприятии и, как руководящее лицо, знаю все о начислении командировочных.

Представленная в статье информация будет полезна не только бухгалтерам, но обычным сотрудникам, у которых возникают вопросы, связанные с начислением суммы командировочных. В статье я отвечу на два основных вопроса, касающихся оплаты деловых поездок:

1. Особенности расчета средней з/п для выплаты командировочных.
2. Правила отражения выплаты в общей отчетности предприятия.

Актуальный порядок и формула расчета

Средняя з/п сотрудника на занимаемой им должности – это сумма, гарантированная современным законодательством, 168-ой статьей ТК РФ. Общий порядок вычисления и определения положенного заработка основывается на применении такой формулы:

Для правильного и максимально точного исчисления средней з/п  и для последующей оплаты очередной командировки используются 12 предшествующих выезду календарных месяцев. Например, если сотрудника отправляют в октябре 2020 г, периодом для проведения официального расчета будет временной отрезок с 01.08.2017 и строго по 30.09.2019.

В данном правиле предусмотрены определенные исключения:

1. Если профессионала посылают в самый первый месяц его деятельности, расчет средней з/п будет осуществляться со дня выхода на работу и до даты поездки.
2. Если речь идет о женщине, которая находится в декретном законном отпуске или на отдыхе, связанном с уходом за малышом, нужно засчитывать 12 полных месяцев, официально предшествующим подобным периодам.

На основании подобных сведений можно понять, как правильно рассчитывается каждый из указанных показателей.

Вычисление базы для производимого расчета

За основу для определения положенной по должности з/п при командировочных поездках нужно включать основную з/п, премии, денежные поощрения. Все остальные начисления полностью исключаются. Речь идет о таких денежных выплатах, как:

• Оплата ежегодного отпуска — учебного, основного и дополнительного;
• Компенсации по временной нетрудоспособности — декретные, отпуск по уходу за детьми и разного плана перечисления, направленные из фонда современного социального страхования и внебюджетных активов;
• Денежная поддержка вне зависимости от характера ее общего назначения;
• Средства, не относящиеся к оплате труда и перечисленные сотруднику за отчетный период — ранее перечисленные командировочные.

Если в определенном отчетном периоде руководство произвело общее увеличение тарифа оплаты труда, средняя з/п для оплаты командировочных поездок автоматически должна быть проиндексирована.

Определение отработанного по факту времени

В общий расчетный период требуется вносить по факту отработанное время. Речь идет о часах, сутках и сменах, когда специалист выполнял возложенные на него обязанности. В процессе расчета из положенных 12 месяцев нужно исключить такие временные периоды, как:

1. Время основного и дополнительного отпуска.
2. Период, когда сотрудник был на больничном, а также в декретном отпуске.
3. Иные командировочные поездки.
4. Период вынужденного простоя.
5. Дни по закону положенные родителям или опекунам детей с инвалидностью.
6. Специальные донорские дни.
7. Иное время, когда работник был освобожден от возложенных на него обязанностей.

Если сотрудник брал перечисленные выше дни отдыха от работы, они не будут засчитаны ему при оплате командировочных.

Особые законные обоснования

После определения базы осуществляется расчет среднедневной з/п сотрудника. Результат, который будет получен после этого, потребуется умножить на общее количество суток, проведенных работником в деловой поездке.

В некоторых случаях начисляется определенная доплата за командировочные. Она полагается, если сумма командировочных оказалась ниже стандартного среднего заработка по занимаемой должности.

При расчете суммы командировочных средняя з/п начисляется исключительно за все время поездки:

• Сутки, потраченные на дорогу;
• Дни приезда и возвращения в родной город;
• Время вынужденной задержки.

Полученная после расчетов денежная выплата является обычным официальным доходом сотрудника. Соответственно выплаченные деньги подлежат обязательному налогообложению. С начисленной суммы сотрудники бухгалтерского отдела удерживают положенные 13%. Одновременно с этим начисляются стандартные страховые взносы, согласно установленным тарифам.

Если сотрудник имеет право на определенные налоговые вычеты, они также должны быть приняты во внимание.

Правила внесения в законодательную базу

Стоит уделить внимание вопросу отражения командировочных в стандартных отчетах по налогам. В официальной справке категории 2-НДФЛ, сумма средней з/п отражается с кодом доходности 2000. Описываемая денежная выплата обязательно вносится в единый официальный отчет по страховым взносам.

Что касается еще одной стандартной отчетности категории 6-НДФЛ, то здесь также потребуется прописать описываемый вид начислений. Они обозначаются одновременно с з/п, стандартными отпускными и иными облагаемыми налогом выплатами.

Подводя итоги

Согласно актуальным правилам, командировочные выплачиваются работнику одновременно с обычной з/п в день расчета. Выплата осуществляется в полном соответствии с правилами, которые установлены в организации. Это может быть выдача из кассы или перевод на зарплатную карту.

Если сотрудник в период деловой поездки какое-то время был на больничном, средний заработок за данные дни не начисляется. Оплата производится только за выполненные по факту служебные обязанности, а компенсация по временной нетрудоспособности выплачивается отдельно.