Отчетные документы за проживание в квартире посуточно

Моя работа тесно связана с командировочными поездками. Обычно я останавливаюсь в гостинице, но тут решила пожить в более комфортных условиях – снять квартиру посуточно. На основании этого возникает вопрос, какие отчетные документы мне нужно получить? Я разобралась с данным вопросом и решила поделиться информацией с вами. В заметке я отвечу на следующие вопросы:

• Общие понятия;
• Основные отчетные документы;
• Аренда у физического лица:
• Аренда через компанию;
• Преимущества аренды квартиры.

Общие понятия

Командировочные поездки от организаций – это важная часть многих видов трудовой деятельности. Они могут организовываться с разными целями:

1. Оформление договоров.
2. Приобретение продукции и оборудования.
3. Обучение и повышение квалификации.

Любая деловая поездка от предприятия или от компании сопровождается оформлением специальных отчетных документов.

В процессе отправки сотрудника в стандартную командировку, ему выплачивается определенная сумма. Размер выплаты зависит от получаемого в организации среднего заработка. Одновременно с этим производится компенсация всех понесенных в период поездки трат.

Чтобы сумма была компенсирована полностью, сотрудник должен предоставить подтверждающие документы.

Вопрос о компенсации понесенных расходов регулируется требованиями современного трудового кодекса. Здесь прописаны все гарантии, которые предоставляются сотруднику:

1. Сохранение места работы.
2. Полное сохранение занимаемой должности и получаемой з/п.
3. Непосредственно сама компенсация проведенных документально трат.

Если сотруднику не предоставляется хотя бы одна из перечисленных гарантий, можно смело судить о нарушении правил установленного ТК. С данным замечанием нужно обратиться к начальству. При отсутствии положительного результата следует действовать через серьезные государственные структуры, суд, в том числе.

Основные отчетные документы

Данные документы разделяется на две основные категории:

• Подтверждающие проезд;
• Подтверждающие проживание.

К первой категории относятся все возможные проездные билеты и посадочные талоны. Что касается документов, посредством которых можно подтвердить факт проживания в квартире, то здесь подойдут такие бумаги и справки, как:

• Договор краткосрочного найма помещения;
• Акт приема-передачи квартиры;
• Кассовый чек;
• Акт по оказанию услуги;
• Приходные кассовый ордер;
• Квитанция БСО.

На основании данных документов человеку по приезду оплачивают понесенные траты, связанные с обеспечением места проживания.

Аренда у физического лица

Если квартиру в аренду предоставляет частное лицо, он не сможет оформить кассовый чек. При возникновении подобной ситуации нужно проследить за тем, чтобы в соглашении краткосрочного найма присутствовала отдельная строка, в которой прописывается сумма за проживание и время аренды.

Оформлен должен быть именно договор НАЙМА, а не АРЕНДЫ.

В подобной ситуации – это максимально правильное с юридической точки зрения решение. Благодаря наличию на руках договора найма в процессе сдачи отчетности к работнику не возникнет никаких вопросов. Более того, у самой организации не появится проблем, когда она будет подбивать итоги и отчитываться в налоговой.

По причине важности договора найма стоит рассмотреть более подробно особенности данного документа. Соглашение по найму – это официальный договор, который заключается между собственником помещения и человеком, которые снимает квартиру. Здесь прописываются не только данные по жилью — мебель, техника и посуда. Обозначается срок аренды и стоимость.

В процессе передачи наличных средств в качестве оплаты за проживание, с получателя нужно запросить расписку о получении денежных средств. Если осуществляется перевод с карты на карту, в мобильном приложении автоматически сохраняется квитанция по оплате. Она будет служить официальным основанием и подтверждением того, что в деловой поездке сотрудник понес определенные траты на посуточную аренду квартиры.

Аренда через компанию

Несмотря на простоту схемы аренды жилья у частного лица, с оформлением и получением отчетных документов нередко возникают проблемы. Масса владельцев жилья ведут подобный бизнес без оформления, деятельность в налоговой организации не регистрируется. Соответственно нужных документов здесь просто невозможно взять. Придется потратить время и нервы на их получение, а данных ресурсов в командировке просто нет.

Чтобы избежать подобных неприятностей, квартиру для посуточной аренды стоит искать через специальную компанию. В этом случае можно быть уверенным в том, что в процессе проживания и после выезда будут получены необходимые документы. Оформлены они будут максимально грамотно и позволят получить положенную денежную компенсацию по понесенным в командировке тратам.

Наряду с оформлением необходимых документов, сотрудничество с компанией обеспечивает следующие преимущества:

1. Возможность выбора подходящего района.
2. Аренда квартиры, которая расположена рядом с офисом филиала или головного офиса.
3. Если в командировку поехала группа, можно подобрать несколько квартир, расположенных рядом друг с другом.

Проживание у родственников

Если сотрудник едет в город, где у него живут родственники, и он пожелает остановиться у них, в качестве подтверждающего документа могут быть использованы такие бумаги, как служебная записка или специальное удостоверение. Здесь должны присутствовать такие данные, как срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

Форма подтверждения в подобном случае не регламентирована!

Преимущества аренды квартиры

Вопрос, связанный с оформлением отчетных документов, при посуточной аренде квартиры, считается важным и все более популярным. Главной положительной характеристикой является не только возможность получения необходимых документов, но много иных важных факторов.

В настоящее время выбор квартиры осуществляют не только сотрудники, но начальство. Причина в элементарной дешевизне аренды. Сниженная стоимость основана на отсутствии необходимости оплачивать услуги третьих лиц.

Гостиничные номера могут отнимать существенную часть бюджета компании. Что особенно ярко проявляется при необходимости отправлять сотрудников в длительные командировки. Говоря об экономии нельзя не отметить, что это прямая возможность сэкономить на питании. Не придется посещать рестораны. Можно готовить пищу самостоятельно.

Кроме того, вариант с посуточной арендой жилья обеспечивает большую комфортабельность. Человек, который находится в командировке, может выбрать максимально удобное для него жилье. Если обратиться в специализированные компании, можно получить квартиру с такими преимуществами, как:

• Свежий ремонт;
• Новая современная мебель;
• Установленные стеклопакеты;
• Оснащение бытовой техникой;
• Наличие большого ЖК телевизора.

В каждой такой арендованной квартире присутствует кухня, оснащенная необходимой техникой и иными приспособлениями. Для людей, которые желают в командировке чувствовать себя, как дома, посуточная или долговременная квартира является идеальным вариантом.

Коротко о важном

1. Проживание в командировке подлежит денежной компенсации.
2. Чтобы получить компенсацию, потребуется предоставить соответствующие документы.
3. При аренде квартиры нужно взять договор с прописанной в нем суммой и временем проживания.
4. Проживание в квартире намного удобнее и выгоднее, чем в гостинице.