Справка для выплаты больничных о подтверждении места работы: необходимость документа и правила оформления

Не так давно я поменяла место работы, выбрав более высокооплачиваемую должность в одной из крупных компаний нашего города. Спустя два месяца после официального трудоустройства я заболела и ушла на неделю на больничный.

По выходу из него, сотрудники бухгалтерского отдела попросили у меня справку с прежнего моего места работы. Она была необходима не для самого факта оплаты больничного, но для начисления положенной, а не минимальной суммы. В данной статье я опишу:

• Что представляет собой справка с предыдущего места работы;
• Для какой цели оформляется документ;
• Как должна быть составлена справка;
• Сколько по времени документ является актуальным.

Оформление больничного при смене работы

Стандартный больничный лист является законным обоснованием для перечисления работнику положенной материальной компенсации. Как известно, общая сумма выплат зависит от средней з/п и от официального оклада по должности.

В процессе расчета положенной суммы сотрудники бухгалтерии берут два крайние года производимой трудовой деятельности. В случае с отсутствием работы до начисления больничного все понятно — расчет будет выполнен по показателям МРОТ.

Определенные сложности возникают в случае, если человек спустя короткое время после увольнения заключил новое трудовое соглашение, работает на новом месте, но при этом не имеет двух положенных для расчета лет.

Чтобы компенсация по предоставленному больничному листу была начислена максимально точно и в полном размере, в бухгалтерский отдел потребуется предоставить справку с прошлого места работы.

Необходимость в справке

Документ позволит установить и суммировать размер получаемой з/п за два года, по закону положенные для расчета больничных выплат. С 2013 года задействуется новый метод вычисления средней з/п.

Нужно разделить суммарный доход за крайние два года на количество дней в подобном отчетном периоде. Не учитываются дни, когда сотрудник был на больничном или официально находился в отпуске по уходу за ребенком.

Формула правильного расчета средней з/п выглядит так — СДЗ = ОСЗ : (ЧКД – ДИП), где:

• СДЗ – это размер средней получаемой з/п;
• ОСЗ – суммарная з/п;
• ЧКД – число дней в двух отчетных годах;
• ДИП – дни временных периодов исключения.

В суммарный доход включается не только получаемая з/п, но страховые платежи в ФСС и государственный ПФР. Если сотрудница на протяжении двух крайних лет находилась в декретном отпуске, суммированный размер дохода будет подсчитан за те два года, что предшествовали этому отпуску.

Общее число календарных дней подсчитывается за двухгодичный временной период, предшествующий году, когда:

1. Наступил отдых по временной нетрудоспособности.
2. Работник уволился, или предприятие прекратило свою деятельность.
3. Человек обратился за официальной справкой, отражающей полученный доход.

По той причине, что был несколько обновлен метод подсчета средней з/п в день и появилась необходимость указывать все предусмотренные по закону исключаемые периоды, с 2013 года стала использоваться новая форма справки о доходах. Предыдущий вид документа не отражал необходимой для отчетности информации.

Актуальные изменения формы

В процессе расторжения официального трудового контракта сотруднику выдаются специальные справки. Среди них должна присутствовать бумага, отражающая размер получаемых доходов и дни исключения.

Справку о получаемых доходах с прежнего места трудовой деятельности специалист обязательно должен предъявить на новом предприятии в момент подписания официального трудового соглашения.

Без данного документа сотрудники бухгалтерского отдела на новом предприятии не смогут рассчитать точный размер положенной компенсации за период временной нетрудоспособности.

Структура отчетной справки

Обновленная форма описываемой официальной бумаги утверждена специальным кодом 182н. На данный момент в бланке присутствует четыре главных информационных блока.

Первый раздел

Здесь прописываются сведения о компании, выдавшей документ. Речь идет о полном названии организации, страховом номере, точном адресе и контактных сведения.

Второй раздел

Здесь прописывается информация о сотруднике:

• ФИО;
• Паспортные данные;
• Адрес прописки;
• Номер СНИЛС;
• Официальная должность;
• Время работы в организации, в которой от получаемого дохода отчислялись положенные по ТК взносы.

Третий раздел

Сюда вносятся подробные сведения по каждому отработанному году наработанного страхового стажа. Прописывается получаемая з/п и основные денежные начисления, с которых за время работы были отчислены положенные взносы в организацию ФСС — год и сумма.

Четвертый раздел

Это часть справки, которая является упомянутым выше нововведением, предназначенная для фиксации основных периодов исключения, когда положенные вычеты в ФСС не были проведены. Среди подобных дней и временных отрезков можно отметить:

• Больничные;
• Официальный отпуск по уходу за рожденными или усыновленными детьми.

Для фиксации данных периодов предназначены отдельные графы, где вписывается год, время и причина исключения.

В справку обязательно вносится дата его официального составления, а также регистрационный номер документа. Если бумага выдается в виде определенного приложения к документу временной нетрудоспособности, в нее также должна быть внесена информация о самом больничном – дата выдачи и порядковый номер.

Прописывается точный размер положенной компенсации. Она перечисляется за счет денег, что ранее поступили в ФСС. Если человек не работал по причине заболевания, фирма оплачивает по больничному первые три дня, а остальная сумма перечисляется из ФСС. Что касается беременности, то декретный отдых полностью оплачивается из ФСС.

Документ подписывается директором компании, где работает сотрудник и главным бухгалтером. Здесь важна не только официальная подпись руководителя, но расшифровка его ФИО и должности. Необходимо знать, что справка не принимается для расчета, если на ней не будет проставлена печать компании и страхователя.

Требования к заверению документа

Справка оформляется исключительно сотрудниками бухгалтерского отдела. К оформлению бумаги предъявляются свои особые требования:

• Проставленная печать не должна препятствовать прочтению ФИО директора фирмы и главного бухгалтера;
• Присутствующие корректировки и исправления могут сделать описываемый отчетный документ недействительным;
• Печать обязательно должна быть оригинальная, не отсканированная;
• Бумагу можно заполнить обычной шариковой ручкой, чернилами стандартного синего и черного цвета. Разрешается составить отчет на ПК и потом распечатать его;
• Каждый период временного исключения фиксируется в отдельной графе;Дни исключения могут обозначаться не только цифрами, но также прописью;Каждый временной отрезок отсутствия на работе обозначается соответствующим образом — декрет, больничный и так далее.

Данные правила заполнения документа нужно обязательно принимать во внимание. В противном случае выплаты по больничному листу будут рассчитаны по минимальной оплате трудовой деятельности.

Порядок получения документа

Как уже отмечалось, описываемая официальная бумага выдается на прошлом месте работы. Если справка не была получена при увольнении, за ней потребуется специально обратиться в отдел бухгалтерии со специальной письменной заявкой.

Получив грамотно оформленное письменное обращение от уволившегося сотрудника, руководитель должен выдать запрашиваемую справку. Сделать это он должен в течение трех дней с момента поступления запроса.

Если бухгалтерия по какой-то причине не может предоставить подобную справку, сотрудники бухгалтерии могут запросить ее в ФСС. Документ будет выдан после поступления в организацию письменной просьбы от сотрудника бухгалтерии компании, в которую обратился бывший работник.

В справке, прилагаемой к листу временной нетрудоспособности, обязательно прописываются такие сведения, как:

• Количество дней временной нетрудоспособности за два отчетные года;
• Законные основания отсутствия на работе;
• Общий страховой стаж;
• Сумма положенной компенсации по отношению к получаемой з/п.

Сроки действия документа

Согласно федеральному законодательству, 28-ой статье, все документы, которые подтверждают перечисление страховых выплат, должны сохраняться шесть лет. Это правило напрямую касается листов по нетрудоспособности и специальных справок о получаемых доходах.

На основании этого документа перерасчет компенсации можно произвести в течение трех лет. Говоря иными словами, на проведение операции не оказывает влияния фактор закрытия официального больничного.

Подводя итоги

На основании всего сказанного выше можно сделать вывод, что справка о получаемых доходах за два отчетных года является важным, но не обязательным документом. Данный документ требуется только, чтобы провести соответствующие расчеты по сумме компенсации. Получить выплату не по МРОТ, но по получаемому заработку. На сам факт начисления он не оказывает влияния.

Чтобы получить выплаты по больничному на новом официальном рабочем месте, одной справки формы 182н будет недостаточно, обязательно нужно будет оформить больничный лист. Предоставление данных двух документов в отдел бухгалтерии позволит получить на руки положенную, а не минимальную сумму денежной компенсации.