Путевой лист: что это и как его заполнить

Здравствуйте, друзья! Я работаю бухгалтером в небольшой компании по грузоперевозкам, и в мои обязанности входит оформления очень простого документа – путевого листа. Без этой бумажки водителю просто не обойтись, а для нашей конторы ее отсутствие у шофера может стать причиной большого штрафа.

Каждое утро в рабочий день ко мне приходят водители, и я заполняю один путевой лист на легковой автомобиль, который возит директора, и на три грузовых транспорта.

Я бы хотел рассказать о порядке заполнения путевого листа на легковой автомобиль и на грузовик, где взять нужный бланк и сколько времени действителен уже оформленный документ.

Зачем требуется путевой лист и в каком случае он нужен обязательно

Не для каждого транспортного средства требуется подобный документ. По принятым правилам, оформление путевого листа автомобиля представляет собой обязательную процедуру для юридических лиц, имеющих и эксплуатирующих транспортные средства.

Путевой лист (ПЛ) – это первичная документация, которая применяется в качестве подтверждающей расходы предприятия на покупку ГСМ.

Затраты, подтвержденные документально, считаются принятыми к налоговому учету и вычитаются из общей налоговой базы. Другими словами, главная цель составления ПЛ – это возможность снизить налоговую базу для исчисления налога к уплате в госбюджет.

Всегда ли необходимо составлять ПЛ и что в нем должно содержаться

Еще одной функцией путевого листа является возможность подтвердить законность и наличие права на управление транспортом. Бланк находится в распоряжении ответственного сотрудника компании, владеющей автомобилем. В форме содержатся следующие сведения:

• информация о времени, которое ТС будет находиться в пути;
• пробег автомобиля;
• расход ГСМ;
• дополнительные характеристики транспорта.

Существенных различий в правилах заполнения ПЛ на грузовик и легковой автомобиль нет, но есть некоторые нюансы, касающиеся того, всегда ли нужно составлять путевые листы.

Есть несколько ситуаций, когда водитель освобожден от подобной обязанности:

1. Фирма (юр. лицо) является владельцем автомобиля.
2. ТС используется, когда является собственностью конкретного гражданина, в личных целях или на основании доверенности.

Существует и обратная ситуация, когда заполнять бланк требуется обязательно, иначе это будет считаться нарушением, и избежать штрафа будет невозможно.

Когда путевой лист нужен обязательно

Законодательными положениями определено, что ряд ситуаций требует составления ПЛ. В отсутствие путевого листа запрещено управлять транспортом, входящим в группы:

• грузовой и легковой транспорт;
• троллейбусы;
• трамваи;
• автобусы.

В список могут входить и другие виды транспортных средств, занимающиеся пассажирскими перевозками с багажом либо перевозящие грузы. Под грузами следует понимать материальные объекты, для транспортировки которых и организуются перевозки.

Пассажиры – это лица, заключившие соответствующий контракт с перевозчиком. В отдельных случаях речь может идти о договоре фрахтования транспортных средств.

Порядок заполнения путевого листа и срок его действия

Заполнение ПЛ — это прямая обязанность диспетчера, но в небольших фирмах этим занимаются делопроизводители и бухгалтеры. Часто водители интересуются, можно ли оформить документ сразу на несколько дней, чтобы не тратить на это ежедневно время.

Данная возможность зафиксирована в законодательстве, но срок действия такого ПЛ может составлять не больше 30 суток.

Порядок заполнения бланка предусматривает присутствие следующих отметок и сведений:

• в верхней части ПЛ проставляется штамп организации, а ниже располагается серия и номер документа;
• вписывается наименование фирмы с указанием адреса, телефона и кода регистрации в ФНС;
• вносится информация о транспорте: инвентарный и государственный номера, марка;
• следующий раздел заполняется только компанией с узкой специализацией, например, таксист указывает номер лицензии;
• индивидуальное задание для водителя;
• ставится подпись ответственного лица, и ПЛ передается водителю.

Механик, он же и водитель, в специальном разделе проставляет показания спидометра, имеющиеся неисправности в работе ТС и объем топлива, имеющегося в бензобаке автомобиля. При заправке водитель указывает, сколько литров топлива он взял на дозаправку и когда автомобиль (дата и время) был возвращен в гараж.

После заполнения лицевой стороны необходимо оформить и обратную. Здесь сведения вносит водитель, а именно указывает, в какие места он заезжал и зачем, сколько времени это заняло, каков пройденный километраж. В подтверждение произведенным действиям должны присутствовать подписи третьих лиц, наделенных соответствующими полномочиями.

После окончания поездки путевой лист передается в бухгалтерию и в дальнейшем используется для начисления заработной платы водителю и для учета расходов предприятия. Подробнее о порядке заполнения и особенностях оформления путевого листа вы сможете узнать из следующего видео:

Оформление путевого листа не сложная, но требующая внимания, процедура. Ответственному за выполнение этого действия лицу необходимо тщательно проверять все внесенные данные, чтобы исключить ошибки и неточности.