Я недавно закончила университет. Пока не могу устроится по своей основной должности, но на предприятие мечты уже попала, пусть пока и секретарем. В процессе работы мне приходится оформлять огромное количество документов. До недавнего времени ничего не представляло сложности, пока начальник не попросил составить протокол коллективного собрания. С заданием я справилась, нареканий не было. Если вам интересно, что это за документ и для какой цели составляется, читайте статью. Здесь я отвечу на такие вопросы:
- Необходимость протоколе;
- Порядок составления;
- Структура и точный план документа;
- Обязательные реквизиты.
Оглавление
Необходимость коллективного собрания
Протокол собрания трудового коллектива – это один из главных распорядительных и организационных документов запланированного собрания на предприятии. Чтобы понять, что это за документ, предварительно стоит разобраться с тем, что это за собрание и для какой цели оно проводится. Подобное мероприятие организуется для решения споров и вопросов, касающихся деятельности компании или предприятия.
Проводится два вида подобных мероприятий – общее собрание и конференция. Различаются они в прямой зависимости от числа приглашенных сотрудников:
- Общее собрание. Будет иметь юр/силу при наличии более половины сотрудников.
- Конференция. Юр/сила обеспечивается присутствием 2/3 делегатов от коллектива.
На подобных собраниях решаются следующие вопросы:
- Выбор официального представителя для проведения переговоров;
- Выбор сотрудников в комиссию по устранению споров;
- Решение вопроса, связанного с образованием комиссии;
- Утверждения, изложенные в необходимой форме и пересылка руководителю условий;
- Решения по возможным забастовкам.
Собрание позволяет решить огромное количество вопросов и проблем.
Цели составления документа
В грамотно оформленном отчете должны отражаться следующие данные:
- Последовательность решаемых проблем и споров.
- Решения, что были приняты для их устранения.
- Сроки их реализации.
Протокол наделяется законной силой. Если решение не зафиксировано, оно будет считаться несуществующим и необязательным к исполнению!
Подготовка к составлению
Обязанность по составлению документа возлагается на секретаря. Помогать ему может председатель собрания, избираемый сотрудниками непосредственно для проведения мероприятия. Перед тем как составить сам протокол, секретарь проводит определенные подготовительные мероприятия:
- Выяснение вопросов, что планируется вывести на обсуждение, обязательное согласование их с начальством;
- Определяется регламент для изучения вопроса по отдельности и всего собрания;
- Извещение работников, что будет проведено собрание;
- Установка последовательности регламента с вынесением вопросов в самое начало;
- Предварительное ознакомление с повесткой сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии. Также информация сообщается лицам, которые придут, как наблюдатели;
- Составление регистрационного листа участников;
- Распространение между сотрудниками тезисных частей докладов и иных материалов.
Перед самым мероприятием секретарь тиражирует и раздает участникам документы, касающиеся собрания.
Составление документа
Данный процесс осуществляется непосредственно в период проведения собрания. Секретарь производит подробную запись всего обсуждения. После этого за максимальное короткое время сотрудник составляет протокол и предоставляет его председателю на утверждение.
Протокол обязан подписать не только секретарь и главный председатель, но все участники мероприятия!
Предварительно составленный лист регистрации позволит ускорить данный процесс. Суть данного документа заключается в написании ФИО всех участников. При входе в зал или при выходе из него, каждый сотрудник проставляет свою подпись рядом с именем. Этот лист потом нужно приложить к протоколу.
Официальный протокол нужно составлять на специальных бланках предприятия А4. Страницы должны быть пронумерованы. По готовности протокол нужно прошнуровать и отдать хранить в архив на протяжении всего времени деятельности компании.
Ознакомление с написанным
Как только протокол будет подписан, его нужно предоставить всем работникам и заинтересованным для ознакомления. Подобный процесс может осуществляться по одной из двух схем:
- Передача начальству копии составленного протокола. Делопроизводитель делает копии документа и отправляет заинтересованным через факсимильную, почтовую или электронную связь. Также копии могут быть вручены лично.
- Размещение отчета на стандартном новостном стенде предприятия.
Выписка – это скопированная часть оригинальной бумаги. Фрагмент, относящийся к проблеме, которую должны изучить заинтересованные сотрудники. Кроме сути проблемы в документе обозначаются реквизиты, речь о которых пойдет ниже. Выписке нужно придать юр/силу. Для секретарю нужно проставить свою подпись.
Структура отчета
Протокол по проведению мероприятия имеет две главные части – главная и вступительная. Также здесь присутствует мнение определенного участника.
Если структура протокола будет нарушена, документ не приобретет юридическую законную силу!
Реквизиты протокола
К данным обязательным реквизитам следует отнести сведения:
- Название предприятия или компании;
- Категория документа – протокол;
- Число проведения мероприятия. Если на это ушло несколько дней, проставляется период до и после;
- Регистрационный номер отчета;
- Место составления;
- Название текста, который представляет собой реквизит с кратким изложением;
- Подпись делопроизводителя и выбранного председателя.
Вводная часть
Эта часть отчета должна иметь такие элементы:
- Информация о секретаре и выбранном председателе проводимого мероприятия.
- ФИО всех участников. Если их больше 15, просто фиксируется их число. Подробно ФИО каждого прописывается на отдельном листе и прикладывается к основному документу.
- Имена и фамилии приглашенных с написанием их должности.
- Подробная повестка дня. Речь идет о проблемах, которые планируется обсудить на собрании. Они пишутся по степени значимости. Рядом с каждым вопросом обозначается ФИО докладчика.
Главная часть и выписка
Основная часть документа состоит из нескольких элементов. Каждый должен полностью соответствовать повестке собрания. То есть первый раздел отражает первый вопрос. План каждого раздела должен иметь две части:
- Первая должна начинаться с предложения «Слушали…». Здесь пишутся такие сведения, как ФИО человека, читающего доклад, название;
- Вторая начинается с вступления «Выступили…». Здесь пишутся данные лиц, задававших вопросы. Также пишутся сведения о людях, участвующих в беседе. Формулируется общая суть вопросов;
- Заключительная часть начинается так — «Решили…». Здесь прописывается результат решения. Нужно прописать количество тех, кто проставил «за», «против». Число воздержавшихся тоже следует прописать.
В качестве дополнения прилагается перечень лиц, которые не голосовали. Решение будет состоять из отдельных разделов. Размещение осуществляется строго по уровню снижения значимости. Если один сотрудник высказывает особое мнение, это прописывается в отчете. Запись делается рядом с вопросом.
Особенности оформления протокола
Главным основанием для проведения общественного мероприятия является оформление коллективного официального соглашения или внесения в него изменений. Документ будет иметь некоторые особенности:
- Во вступительной части, кроме реквизитов, отмечаются представители руководства и работников. Часто это сотрудники профсоюзной организации или избранные лица.
- Повестка мероприятия должна включать вопрос, обычно формулируемый словами «О заключении коллективного договора».
- В выданном решении прописывается то, на какой временно отрезок было заключено коллективное соглашение. Текст договора прикладывается к грамотно составленному протоколу.
- Если по каким-то вопросам в обсуждении договора стороны не пришли к общему согласию, договор будет оформлен только на согласованных условиях. В подобном случае к протоколу нужно приложить сам договор и бумагу с зафиксированными разногласиями.
- Протокол образовавшихся споров передается на рассмотрение в комиссию, решающую трудовые коллективные споры. Если ничего решить не удается, вопросы регулируются в суде.
- В некоторых случаях отдельным пунктом в официальном решении пишется положение о подписании соглашения двумя сторонами соглашения.
Заключение
- Протокол проводимого собрания трудового коллектива – специальный отчет, придающий законность принятым официальным решениям.
- Составляя документ, секретарь проводит объемную работу. Трудится придется при подготовке отчета, при проведении собрании и после него.
- Протокол – это формальный документ, имеющий строго фиксированную структуру – вступление и основная часть.
- Назначением документа является обеспечение непреложного и своевременного исполнения решений, что были приняты на собрании.