Работаю недавно, место работы в отделе кадров довольно крупной компании. И в первый же месяц получила устное замечание, за то, что чуть не сорвала командировку сотрудников. По своему незнанию я не приготовила служебную командировку. Вот ребята чуть и не опоздали.
[sc:docObr id=»https://grazhdaninu.com/wp-content/uploads/2018/09/zapiska-o-napravlenii-v-komandirovku.doc» mytext=»Скачать образец служебной записки о направлении в командировку»]После этого я прочитала и ознакомилась со всеми своими должностными обязанностями. И теперь, без скромности заявляю, что являюсь одним из лучших специалистов. Вот решила выложить свои знания здесь, может, кому из моих молодых коллег мои советы помогут, и они не совершат моих «детских» ошибок.
Оглавление
Необходимость
В служебную поездку без подготовленных документов не уедешь. И все они готовятся на основе рассматриваемой записки. Ведь именно она является подтверждающим фактором того, что указанное лицо в означенный срок пребывало по месту направления, а не в другом. Пишется в следующих случаях:
- На исполнение сотрудник фирмы отправляется на авто
- У него не имеется других способов документального доказательства того, что им было выполнено служебное задание.
Также указанная записка является основанием, по которому командированному будут начислять суточные. Так же он сможет подтвердить свои траты на поездку.
Многие указывают на последние обновления в законодательстве, гласящие, что период поездки и то, что командированный действительно ездил по техзаданию, подтверждаются проездными документами. Утеряны — дубликатами. Вопрос – зачем нужна описываемая записка.
Вышесказанное правда. Но как быть, когда для поездки используется авто? То подобную поездку подтверждает только означенная записка. Поэтому сотруднику после поездки обязательно нужно ее написать и затем представить руководству вместе с оправдательной документацией на использование ТС. И нужно сразу же после возвращения.
Как писать
Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении. Для этого берем подойдет лист формата А4.
Стандартная структура выглядит следующе:
- Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
- После шапки прямо по центру вписываем наименование;
- Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
- Список прилагаемых бумаг;
- Дата, подпись.
Как заполнять
Они рознятся от вариантов, коих существуют два:
- Приказ руководства — основание для поездки;
- Бланк, заполняемый самим командированным после задания.
Разберем каждый из них более подробно.
Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ. Составить его может даже непосредственный руководитель.
Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.
На командировочные траты
Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.
Нужно указать следующие факты:
- Цели;
- Сроки отбытия/прибытии;
- Информация о ТС.
В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.
Об отмене поездки
Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.
Для отчетности
Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов. Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.
Тонкости
Кроме вышеперечисленных фактов нужно учесть обстоятельства составления записки.
Поездка ИП
ИП относятся к самозанятой части населения. Поэтому отправить самого себя в поездку по службе не могут.
Но вполне могут рассчитывать на скидки при уплате налоговых выплат. Для этого вполне подойдут следующие факты:
- Расходы на отели или аренду жилья;
- Расходы на заправку.
Важно. Все расходы должны быть подтверждены документально, а сама поездка должна иметь твердое обоснование, например переговоры с поставщиками.
Командировка начальства
В нее ездят не только нижестоящие работники компании. Но и его директор, ведь согласно правилам указанный является таким же наемным сотрудником. Поэтому ему также нужно оформлять поездку документально.
Правда, Роструд другого мнения. По нему директор является начальником, и все бумаги будут идти за его подписью. А значит, свою записку он просто продублирует.
Заграничная
Составление записки обязательно.
При поездке в дальнее зарубежье расходы будут возмещены в валюте. А доказательством послужат отметки таможенных служб о пересечение рубежов страны.
В выходные
Начальственное поручение выполняется в любой день недели. Главное сколько не него потратилось часов.